Tradycyjnym sposobem kontroli dostępu do budynków, czy też do poszczególnych pomieszczeń w budynkach są zamki i klucze. Sposób banalnie prosty, ale posiadający wiele poważnych wad. Jeżeli w każdych drzwiach zastosowana jest inna wkładka zamka, osoba mająca dostęp do wszystkich tych pomieszczeń musi nosić ze sobą plik kluczy, co niezaprzeczalnie zmniejsza komfort użytkowania jak i wydłuża czas jaki potrzebny jest na wejście do pomieszczenia. Kolejnym problemem jest zgubienie klucza. W tym przypadku należy niezwłocznie wymienić wkładkę zamka oraz przekazać nowe klucze wszystkim osobom, które powinny mieć dostęp do tego konkretnego pomieszczenia. Z podobną sytuacją mamy miejsce w przypadku zwolnienia pracownika, ponieważ istnieje niebezpieczeństwo, że zrobił kopię klucza.
Wszystkie te niedogodności zostały wyeliminowane w systemach kontroli dostępu. Zamiast wkładek mają tutaj zastosowanie elektrozaczepy, zwory elektromagnetycze lub zamki elektroniczne. Klucze zastąpione są przez różnego typu karty zbliżeniowe, magnetyczne, breloki lub w przypadku czytników biometrycznych, ludzkie ciało.
Przeanalizujmy więc jak system taki poradzi sobie z wadami, które zostały przedstawione powyżej. Autoryzacja przy każdych drzwiach może odbywać się z wykorzystaniem tych samych nośników (kart, breloków, itp.), wystarczy tylko przypisać poszczególnym osobom uprawnienia dostępu do odpowiednich pomieszczeń. W przypadku zgubienia karty jedyną niezbędną czynnością jest usunięcie uprawnień dla tej konkretnej karty. W przypadku zwolnienia pracownika wystarczy odebrać mu kartę (nie ma możliwości skopiowania karty).
Jak widać systemy kontroli dostępu są o wiele wygodniejsze w użytkowaniu, mniej kłopotliwe, trudniej je oszukać, a ponadto posiadają większe możliwości.
Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy, aby pracownik miał dostęp do budynku tylko w czasie swojej pracy. W przypadku korzystania z klucza, może otworzyć sobie drzwi również w nocy. Zupełnie inaczej sprawa wygląda w budynku w którym zastosowano system kontroli dostępu. Można bowiem ograniczyć prawa dostępu w zależności od godziny, czy też dnia tygodnia. Dzięki temu pracownik nie dostanie się do firmy na przykład w niedzielę.
